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一.项目背景:

在目前传统会议室使用上,缺少统一的管理缺席与方法,会议室使用都经常会遇到以下问题:


a.缺乏预约办法,使用会议室只能靠碰运气,或者在门口排队等着;


b.会议室很多,但不知道哪一间空闲,只能一间间看过去;


c.事先定好的会议室,别人不知道,捷足先登,自己反而要等在门口了;

d.会议被打断,不断有人冒然闯入,就为了看看会议室是不是空闲;


另外,列举有关会议功能的企业OA使用中常见的不足:


a. 会议登记不直观:现有OA系统登记时,无法直观获取会议预约的情况信息,操作繁琐;


b. 无法确认会议室状态:无法获取会议室是否使用信息,可能造成会议没有进行而会议室闲置;




多媒体信息发布系统厂家



c. 无法扩展满足更高管理要求:只能在OA预约模块下使用,不方便,不能集成到邮件系统中无法满足新环境;下会议管理更高体验的要求。



二.系统概述:


由于目前许多大中型企业手工化管理会议室,各楼层的会议室空闲,预约情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用和预约管理,避免资源的冲突。由广州星神电子科技有限公司自主研发的SMMS会议室预约管理系统,用户只需要通过互联网或通过前端设备即可随时了解每个会议室的当前状态和预约情况,提高了会议室的使用率,节省会议组织者的时间。


通过预约系统,所有人员可以通过电脑查询所有会议室的使用情况,并能预约处于空闲状态的会议室,同时邮件通知参会人员,而召开的会议信息将同时显示在大屏幕和会议室门口的小屏幕上。

三.系统功能:


1. 查看功能


a.会议查看


b.会议室查看


查看会议室被预约的时间段和会议室基本情况、会议主题和主讲人等。


查看通过审核的会议和被拒绝的会议。




多媒体信息发布系统




2. 管理功能

a. 会议审核


b. 会议室资产管理

c. 会议室管理


d. 样式管理


可对会议进行审核,对会议室进行添加、删除等,可对会议室内的资产进行管理,损坏收费。


可对会议显示界面进行管理更换,可自定义模块。



广州多媒体信息发布系统




3. 通知功能


a. 邮件通知

b. 短信通知


系统可以通过邮件或手机短信的方式,通知参会人员,通知内容可自定义。


4. 对接功能


a. 支持微信公众号接入


通过微信公众号对接,可在企业公众号中登录会议预约系统后台进行会议室预约与管理。


b. 支持接入OA或外部第三方数据


通过系统接口,采用数据库中转方式,支持对接OA系统或外部第三方数据系统,实现共享用户、共享会议信息、推送数据等功能

c. 支持接入多媒体信息发布系统


会议室预约管理系统支持接入多媒体信息发布系统,在会议室门口屏或综合屏上,除了显示会议室预约信息,同时时能对会议屏进行分区显示,显示视频、图片、文字、时间、天气等多媒体数据格式。同时能能各个会议屏进行设备控制管理,如音量控制、开关控制、截图、状态显示、素材管理等功能。


d. 支持手机端登录功能


支持使用安卓、IOS、windows phone等移动设备登录后台。数据与PC端登录保持一致。


四.现场效果图:



多媒体信息发布系统厂家定制



广州多媒体信息发布系统厂家

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